今回のインタビューは、佐賀県佐賀市にある浄土真宗本願寺派の証明寺さま。
お墓や法事だけでなく「コミュニケーションの場」であることを大事にし、「お寺でピラティス」や「マルシェ」など、様々な活動に取り組まれています。
今回導入した、業務管理システムについて、住職の栗山さんにお話を伺いました。
Q：まず、業務管理システム の構築を依頼されることになったきっかけを教えていただけますか？
栗山さん： きっかけは、知人の田中さんからの紹介でした。田中さんから「困っていることあれば相談してみるといいですよ」という話があり、ちょうどその時、顧客管理をもっとしっかり作り込みたいと考えていた時期だったんです。
以前はExcel（またはNumbers）などで管理しようとしていたのですが、連携がうまくいっておらず、正直微妙な状態でした。会計もスプレッドシートで名簿管理や過去帳などをしていたのですが、全然うまくいっていなくて。
一元的に管理できたら楽だろうなという思いがありました。自分の頭の中には構想はあったのですが、それを自分で実現する方法が分からなかったというのも大きいです。
Q：数あるITツールや構築事業者の中から、今回のシステム導入の決め手は何でしたか？
栗山さん： 一番の決め手は、やはり田中さんの紹介という安心感でした。全く知らない人よりも、知っている人の紹介の方が安心できました。また、お会いして話した時の印象で、「任せられるかな」と感じたのもあります。価格も、自分が想定していたよりも安かったんです。その価格で、田中さんの紹介ならお願いしよう、という気持ちになりました。システム自体にも魅力を感じていて、一元的に管理したいという思いがあったのですが、自分では自動化などがうまく実現できなかったので、そこを任せられるという期待もありました。
Q：実際にシステムを導入されてみて、具体的にどのような変化がありましたか？
栗山さん： 具体的な時間短縮などを数値で示すのは難しいのですが、感覚としては2～3割くらい効率が向上したのではないかと思います。
数値的な向上もそうですが、以前はできなかったことができるようになったという面も大きいです。
一番大きな変化は、一覧性が良くなったことですね。門信徒さんの情報や、会計の過去の情報を探す時間が減りました。以前は電話番号なども紙の名簿にしかなく、家に帰らないと確認できませんでしたからが、今は出先でもすぐに確認できるようになりました。紙の名簿はもう見なくなりましたね。
また、門信徒さんに頼まれたことやタスクをシステムに書き出すようになったことで、忘れたり、期限が過ぎてしまったりすることが激減しました。
他にも、出先で法事の依頼を受けた際に、システムに登録しておいた住所地図などを確認し、移動時間を考慮してすぐに返答できるようになったり、「帰ってから連絡します」という手間が減ったりしました。これはやっぱりデジタルならではの便利さですね。
あと、私たち夫婦2人で仕事をしているのですが、情報共有がしやすくなったと感じています。特に、スマホでも検索できるのがすごく便利で、夫婦の間でも「言ってたつもり」がなくなりました。
全体的に、漏れが減ったと感じます。当初思っていたよりもかなり活用していますね。
Q：システム導入は、檀家さんとのコミュニケーションに何か変化をもたらしましたか？
栗山さん： はい、それはあります。特に遠方の方など、普段あまりお会いしない方でも、名簿システムに記録しておいた過去のエピソードや相談内容を直前に確認することで、会話がスムーズにできるようになりました。こちらは多くの方と話すので忘れてしまうことがあるんです。
でも事前にデジタルの名簿をスマホで見れば「ああ、そういえばこんな話をしたな」と思い出せます。お墓のことや数年先の法事の予定など、長いスパンの相談も結構あるのですが、そういった内容を記録しておけるので忘れずに済みます。
これはコミュニケーションの活性化につながっていると感じます。直前にチェックしたのに同じ話をしてしまうことも一度ありましたが（笑）。
Q：システム構築後の運用サポートについてはいかがですか？
栗山さん： サポートはとてもありがたいです。やはり実際に使いながらでないと見えてこない改善点や要望がたくさんありますし、それに対応してくれるのはすごく嬉しいです。
Q：最後に、今回システムを構築させていただきましたが、アキノウェブに対してどのような印象をお持ちですか？
栗山さん： ITビジョンデザイナーとして、私が「こうしたいな」「こういうシステムがあったら便利だな」と思っていたことを、実際に実現してもらえたのは本当に良かったです。何度も足を運んでいただいたり、チャットで相談したりして、要望をちゃんと実現してもらえました。
また、いつも雑談しながら、リラックスした雰囲気で作業してもらえるので、こちらも疑問に思ったことや「これってできますか？」といったことを気軽に聞きやすかったです。
もはや本当の友達のような感覚でお付き合いさせてもらっています。趣味などを通じてプライベートでも交流があり、子供も懐いているのは面白いですね。
今後も、ITに関する困り事があれば、またお願いすることがあると思います。
アキノウェブ： 本日は貴重なお話をありがとうございました！今後ともよろしくお願いいたします。
栗山さん： ありがとうございました。